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10 étapes pour réussir votre évènement d'entreprise !

PhotoPresta vous propose 10 étapes pour réaliser au mieux, votre évènement d'entreprise.

Et si vous organisez votre événement d'entreprise sans passer par une agence événementielle ?

Une soirée d’entreprise, un séminaire ou un teambuilding, c’est possible avec ses propres moyens. 

Aujourd'hui, PhotoPresta vous propose 10 étapes pour organiser et mettre en place l’événement qui vous ressemble : 

1.    Définir des objectifs clairs 

Pour commencer il est essentiel de définir les objectifs de l’événement et surtout, la cible, afin de s’adapter en termes de communication, d’animations et de thèmatique.

Les projets à mettre en place seront évidemment différents si vos invités sont des collaborateurs, des clients, des partenaires ou même des prospects ! 

Pensez à bien établir des objectifs tels que :

- Fédérer vos équipes,
- Transmettre un message de positivité, 
- Trouver de potentiels clients...

Crédits photos : Unsplash - Diego PH

2.    Choisir un thème adéquat

Afin de réaliser un événement mémorable, quoi de mieux que de choisir un thème qui collera évidemment à votre cible.

Tout dépend de l'objectif de votre évènement et de votre intention. Le thème permet de donner vie à votre évènement et de lui développer une identité. 

Le thème n'est pas forcément à prendre dans son sens original, vous pouvez tout simplement proposer une thématique régionale (plats, boissons et décorations locales), ou un retour au source sur l'identité de votre entreprise (décoration d'époque ou photographie d'archive).

Pourquoi cependant, ne pas se permettre l'originalité tel un thème futuriste ou alors carnaval de Rio ? Faites rêver vos collaborateurs et faites place à votre imagination. 

Crédits photos : Unsplash - Henri Lajarrige Lombart 

 

3.    Définir un budget

Le budget est une étape importante car tout va s’articuler autour de celui-ci et il devra être défini en fonction des critères (nombre d’invités, lieu, temps sur place, etc...)

N'hésitez pas à mettre une marge dans votre budget en cas de problème, cette marge vous permettra de mieux gérer les potientiels imprévus.

Crédits photos : Unsplash - Towfiqu Barbahuiya

 

4.    Choisir la bonne date et le bon lieu 

Pour choisir la date, il est tout d’abord important de s’adapter aux invités et s'assurer que l'évènement ne soit pas, non plus, trop éloigné dans le temps.

Évitez les grandes fêtes nationales ou religieuses, et tout autre jours-fériés. 

Le choix du lieu est sans doute le premier grand défi de votre évènement. La capacité d'accueil doit correspondre au nombre d'invités, et vous devez essayer de viser un emplacement stratégique, vis à vis de vos collaborateurs ou client. 

Il est important de contacter plusieurs endroits différents et surtout de poser les bonnes questions :

- Combien de place ce lieu peut-il contenir de personnes debouts, en banquet..?

- Avez-vous un espace scénique à disposition?

- Avez vous le matériel nécessaire pour la vidéo et le son?

- Comment pensez-vous qu’il serait judicieux d’organiser la salle? 

De plus, nous vous conseillons fortement de visiter les lieux pour vous projeter !

Crédits photos : Unsplash - Nick Hillier

 

5.    Établir un rétro planning 


Ensuite, le rétro planning est l’élément le plus important pour se projeter et pouvoir s’organiser au mieux car le maître mot de l’événementiel c’est l'ORGANISATION ! 

Ainsi, vous pouvez établir ce planning 2,3 mois avant l’événement, il sera donc plus facile d’y voir plus clair et d’assurer le bon déroulement de l’événement. 

Crédits photos : Unsplash - Glenn Carstens

6.    Choisir les bons prestataires 

L'étape des prestataires est surement la plus importante.

Il faut s’assurer qu’ils sont spécialistes et très rigoureux pour contribuer au bon déroulement.

Renseignez-vous sur les meilleurs traiteurs, décorateurs, fleuristes, agence de nettoyage et même de sécurité. 

Crédits photos : Unsplash - Chris Liverani

 

7.    Choisir un photographe PhotoPresta 

Vous savez déjà où trouver les meilleurs photographes corporate !  

En passant par PhotoPresta vous vous assurez de trouver un photographe talentueux, localisé autour du lieu de l'évènement, et disponible pour votre évènement.

PhotoPresta peut aussi se charger pour vous de sélectionner le meilleur shooting photo corporate pour votre projet. 

Crédits photos : Unsplash - Jannis Edelmann

 

8.    Communiquer en amont, pendant et après l’événement 

Avant l’événement vous devez absolument communiquer auprès de vos invités, il faut être créatif, vous pouvez tout à fait faire des invitations personnalisées !

Vous avez aussi la possibilité de faire des articles, ou même d’utiliser les relations presse. De plus, il faut communiquer en interne ! 

Pendant l’évènement n'hésitez pas à faire des posts et stories sur vos réseaux-sociaux pour montrer le dynamisme de votre entreprise et l'épanouissement de votre évènement. 

En suite, n'hésitez pas mettre en lumière le bon déroulement de l’événement, faire un aftermovie par exemple.

Enfin, n’oubliez pas de remercier vos invités ! 

Crédits photos : Unsplash - Hans Vivek

 

9.     Être prêt en cas de problème 


Ne pas oublier d’anticiper tous les petits problèmes qui peuvent arriver le jour j !

Comme nous vous l'avons présenté auparavant, prévoir une marge sur votre budget peut s'avérer essentiel. 

Il est aussi primordial de répéter et d'être en avance sur le lieu de l'événement pour être sûr que tout soit parfait.

À tout problème, sa solution ! 

Crédits photos : Unsplash - Markus Winkler

 

10.     Si tout cela vous semble encore trop complexe..

L'évènement d'entreprise n'est pas chose simple, et dépend de beaucoup d'éléments que vous n'arriverez peut-être pas à gérer correctement. 

Faire appel à une agence évenementielle vous promettra l'accompagenement d'expert dans le domaine de l'event et ainsi provoquer une réussite sensible à votre volonté ! 

Vos collaborateurs et invités se réjouiront du professionnalisme que peut apporter une agence qui construit avec vous votre évènement.

Vous avez la possibilité de découvrir les meilleures agences événementielles de ParisMarseille, et Toulouse sur notre blog. 

Crédits photos : Unsplash - Kraken Images

 

PhotoPresta vous a présenté 10 étapes pour réussir à organiser un évènement d'entreprise qui ressemble à votre activité et vos goûts ! 

N'hésitez pas à consulter nos différents articles sur les agences évènementielles et trouver celle qui vous correspondra le plus. 

En attendant, PhotoPresta sera toujours là pour vous aider à trouver le meilleur photographe et vidéaste d'évènement corporate

À très vite chez PhotoPresta ! 

Article rédigé par Ugo. 

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